Praxisbeispiel: Gesamtprojektleitung für die Erneuerung des ERPs

Ausgangslage: Das ERP-System des Unternehmens muss abgelöst werden

Unser Kunde, ein Unternehmen für Energie-Vertrieb, hatte seit über 20 Jahren SAP als Abrechnungssystem im Einsatz. Das auf eigenen Servern betriebene System wurde über die Jahre stark an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst. Da SAP in absehbarer Zeit den Support einstellt, musste es abgelöst werden. Im Zuge der Ablösung sollte auch die Cloud-Strategie umgesetzt und als Nachfolger ein Cloud-Abrechnungssystem sowie ein Cloud-Basiertes CRM eingeführt werden.

Beaufort wurde beauftragt, die Gesamtprojektleitung für dieses Grossprojekt zu übernehmen.

Lösungsansatz: Systemwechsel zusammen mit neuer Architektur und optimierten Prozessen

Beaufort hat einen sehr erfahrenen Gesamtprojektleiter und Lead-Architekt für die Projektleitung gestellt, welcher mit den weit über hundert Stakeholdern eine Projektstruktur erstellt hat, die den im Projekt anstehenden, grossen technischen und organisatorischen Veränderungen gerecht wird. Wir haben zusätzlich einen internen Co-Projektleiter hinzugenommen, um den Wissenstransfer ins Unternehmen sicherzustellen.

Neben der Ablösung der Systeme selbst, war der Aufbau einer zukunftsfähigen Unternehmensarchitektur von zentraler Bedeutung. Die ursprünglichen Systeme waren teils monolithische Insellösungen, welche schlecht mit Umsystemen integriert waren. Die Folge waren viele manuelle Arbeitsprozesse. Die Systeme wurden in eine skalierbare Architektur mit standardisierten Schnittstellen transformiert. Möglich war dies, weil durch den ERP-Ersatz ohnehin fast alle Systeme neu integriert werden mussten.

Der Wechsel der Kernsysteme ist eine einmalige Gelegenheit, fachliche Prozessoptimierungen vorzunehmen. In einem Vorprojekt vor der eigentlichen Systemablösung haben wir, gemeinsam mit den Fachabteilungen, alle heutigen Fachprozesse optimiert. Dabei haben wir ein kundenzentriertes Vorgehen gewählt und zuerst aus Sicht Endkunde die Customer Journeys erstellt und dann daraus die internen Prozesse neu konzipiert. Dabei wurde der Automationsgrad der Kernprozesse deutlich erhöht. 

Ergebnis: Zukunftsfähig und effizienter

Durch das Projekt wird unser Kunde für die nächsten Jahrzehnte zukunftsfähige Kernsysteme haben. Durch die konsequente Einführung von Cloud/SaaS-Lösungen werden die Betriebskosten deutlich gesenkt. Durch einen deutlich höheren Automationsgrad der Fachprozesse und eine moderne IT-Architektur werden die operativen Kosten gesenkt und die Skalierfähigkeit für zukünftiges Wachstum sichergestellt.

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